Si tu equipo ficha desde el móvil, la pregunta llega sola: ¿puedo comprobar dónde está cuando ficha, o eso es ilegal? La respuesta corta es que sí es legal, si se hace bien. La larga, con el RGPD en la mano, es esta.
La geolocalización es un dato personal
La ubicación de una persona es un dato personal protegido por el RGPD y por la LOPDGDD (Ley Orgánica 3/2018). Tratarla sin cuidado expone a la empresa a sanciones de la AEPD y a reclamaciones laborales por intromisión en la intimidad.
Pero “protegido” no significa “prohibido”. Significa que hay que cumplir unas reglas.
Lo que dice el artículo 90 de la LOPDGDD
El artículo 90 de la LOPDGDD regula expresamente el uso de sistemas de geolocalización en el ámbito laboral. En resumen, la empresa puede usarlos si:
- Tiene una base jurídica clara (habitualmente el cumplimiento de obligaciones laborales y el interés legítimo del empresario en verificar el registro de jornada).
- Informa previamente y de forma expresa a los trabajadores —y a sus representantes— de la existencia y características del dispositivo.
- Respeta el principio de minimización: trata solo los datos estrictamente necesarios.
- Garantiza los derechos del afectado (acceso, rectificación, supresión, oposición motivada).
Las cuatro reglas de oro
Para geolocalizar el fichaje sin meterte en problemas:
- Solo en el momento de fichar. Nada de seguimiento continuo entre fichajes. El intermedio no es jornada vigilable así, y rastrearlo es desproporcionado.
- Informa por escrito. El trabajador debe saber qué se recoge, cuándo y para qué, antes de empezar.
- Proporcionalidad. La geocerca (validar que estás dentro de un radio) es mucho menos invasiva que registrar coordenadas exactas o guardar un historial de posiciones.
- Conservación limitada. Borra las ubicaciones cuando ya no las necesites, respetando el plazo de cuatro años del registro de jornada.
Cuándo tiene sentido (y cuándo no)
Tiene sentido cuando el empleado ficha fuera de un centro fijo: reparto, VTC, obra, servicios externos, multi-sede. Ahí la ubicación aporta una validación real del registro.
No tiene sentido —y conviene desactivarla— en oficinas de un solo centro, teletrabajo permanente, o cualquier caso donde una app web o una hoja firmada ya bastan. Geolocalizar “por si acaso” es tratar datos sin necesidad, justo lo que el RGPD te pide evitar.
Cómo lo hace En Hora
En Hora aplica estas reglas por defecto:
- Geolocaliza únicamente en el clic del fichaje, nunca durante la jornada.
- La validación por geocerca es opcional y configurable por sede: la activas donde aporta y la apagas donde no.
- Si tu caso no la necesita, el empleado ficha igual sin ubicación.
Así cumples el registro de jornada (obligatorio desde 2019) y el RGPD, sin convertir el fichaje en vigilancia. Puedes probarlo 30 días gratis, sin tarjeta, por 1,99 € + IVA por empleado al mes.
Este artículo es orientativo y no constituye asesoramiento legal. Para casos concretos, consulta con tu asesoría laboral o con tu delegado de protección de datos.