Por qué los fichajes son datos personales
Los registros de jornada incluyen información identificable del empleado: nombre, sede, fecha y hora exacta. Esto los convierte en datos personales sujetos al Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y a la LOPDGDD.
Base jurídica
La base legal para tratar fichajes es la obligación legal del empresario (artículo 6.1.c RGPD) derivada del RDL 8/2019. No se requiere consentimiento del empleado — la empresa debe llevar el registro por mandato legal.
Excepciones que sí requieren consentimiento o base adicional:
- Biometría (huella, facial): requiere base reforzada del artículo 9 RGPD
- Geolocalización continua: ver geolocalización en el fichaje
- Cesión a terceros que no sea obligación legal
Principios aplicables
| Principio RGPD | Cómo cumplirlo en fichaje |
|---|---|
| Licitud | Apoyarse en la obligación del RDL 8/2019 |
| Transparencia | Informar al empleado al contratar y publicar política de privacidad |
| Minimización | Recoger solo hora entrada/salida, no más |
| Exactitud | Sello de tiempo del servidor, no del dispositivo |
| Conservación limitada | 4 años exactos; supresión automática al cumplirse |
| Integridad y confidencialidad | Cifrado en tránsito y reposo; accesos por roles |
| Responsabilidad proactiva | Registro de actividades de tratamiento |
Información obligatoria al empleado
Al contratar (o al implantar el sistema si ya está contratado), la empresa debe informar:
- Identidad del responsable (la propia empresa)
- Finalidad del tratamiento (cumplimiento legal y gestión laboral)
- Base jurídica (obligación legal — RDL 8/2019)
- Categorías de datos tratados (hora entrada/salida, sede, eventualmente geolocalización)
- Plazo de conservación (4 años)
- Derechos (acceso, rectificación, supresión, oposición, portabilidad)
- Datos del DPD si existe
Lo habitual es incluir esta información en la cláusula de protección de datos del contrato laboral o en un anexo firmado al implantar el sistema.
Derechos del trabajador
Sobre sus fichajes, el empleado puede:
- Acceder en cualquier momento a su histórico
- Rectificar errores demostrables (ej. si el sistema marcó mal la hora)
- Solicitar copia para sus propios fines (nómina, denuncia)
- Oponerse a tratamientos adicionales no obligatorios (p.ej. analítica de patrones)
No puede oponerse al fichaje en sí: es una obligación legal del empresario y la cooperación del trabajador es exigible.
Sanciones por incumplimiento
- Apercibimiento (faltas leves de información)
- Multas AEPD: hasta 20 M€ o 4% facturación global por infracciones graves
- Reclamación judicial del empleado por vulneración de su intimidad
Recomendaciones prácticas
- Política de privacidad del fichaje clara y firmada
- Acceso del empleado autónomo a su histórico (sin necesidad de pedirlo)
- Cifrado en almacenamiento y transmisión
- Borrado automático pasados los 4 años
- Documentar el tratamiento en el registro de actividades
En Hora cumple los principios RGPD por diseño: minimización (solo entrada/salida), cifrado en tránsito y reposo, acceso autónomo del empleado, borrado automático a los 4 años y soporte para DPD.