Qué exige la ley
El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, modificado por el RDL 8/2019, obliga a la empresa a conservar los registros de jornada durante 4 años.
El plazo cuenta desde el último día del mes registrado. Es decir, los fichajes de mayo 2026 deben conservarse al menos hasta 31 de mayo de 2030.
A disposición de quién
Los registros deben estar disponibles para:
- El propio trabajador (no solo a petición — debe poder consultarlos en cualquier momento)
- Los representantes legales de los trabajadores (comité de empresa, delegados de personal)
- La Inspección de Trabajo y Seguridad Social
Negar el acceso a cualquiera de estos tres es infracción.
Formato de conservación
La ley no impone un formato concreto, pero el sistema de conservación debe:
- Garantizar la integridad (no modificable a posteriori)
- Permitir la consulta rápida por empleado, fecha y rango
- Exportar a un formato útil para Inspección (PDF, CSV)
- Cumplir RGPD en el tratamiento de datos personales
Soportes admisibles
- Papel: aceptable pero impráctico (volumen, búsqueda, riesgo de pérdida)
- Hoja Excel local: válida si tiene control de versiones; vulnerable a manipulación
- Software cloud: lo más extendido. La conservación 4 años suele estar incluida sin coste extra.
Tensión con el RGPD
El RGPD obliga a minimizar la conservación de datos personales: solo el tiempo necesario. La aparente contradicción con los 4 años se resuelve así:
- La obligación legal de conservar prevalece durante esos 4 años (base jurídica: cumplimiento legal)
- Pasados los 4 años, deben suprimirse salvo otra obligación legal aplicable (p.ej. fiscal: 4-6 años; mercantil: 6 años)
- El sistema debe permitir bloqueo y borrado automático al cumplir el plazo
Errores habituales que detecta Inspección
- Pérdida de datos al cambiar de software sin migración
- Conservación solo de últimos 12 meses (frecuente en herramientas baratas)
- Hojas Excel borradas accidentalmente sin copia de seguridad
- Empleados dados de baja cuyos registros se purgan al darlos de baja
Cómo cumplir sin esfuerzo
Un software cloud especializado:
- Conserva automáticamente los 4 años exigidos
- Mantiene el histórico de empleados dados de baja
- Exporta para Inspección con un clic
- Bloquea y suprime automáticamente al pasar el plazo
En Hora garantiza los 4 años de conservación dentro del precio (1,99 € + IVA por empleado/mes), incluido el histórico de bajas.