Buscar «control horario gratis» es lo primero que hace casi cualquier empresa pequeña cuando descubre que el registro de jornada es obligatorio. Es una búsqueda razonable: la obligación te cae encima sin haberla pedido y no apetece pagar por cumplirla.
Esta guía responde a lo que hay de verdad, sin vender humo. Hay opciones gratuitas que cumplen, y hay un punto a partir del cual el gratis te sale caro. Conviene saber dónde está ese punto antes de cruzarlo.
Qué exige exactamente la ley
Antes de mirar herramientas, hay que saber contra qué se miden. El RDL 8/2019 (texto en el BOE) obliga a toda empresa a llevar un registro que cumpla cuatro cosas:
- Es diario y recoge el inicio y el fin de la jornada de cada trabajador.
- Cubre a toda la plantilla, desde el primer empleado.
- Se conserva cuatro años.
- Está a disposición de los trabajadores, sus representantes y la Inspección de Trabajo.
Lo que la ley no dice es con qué herramienta. No exige software, ni huella, ni tarjeta. Papel vale. Excel vale. Un cuaderno vale, si se lleva bien.
Esa es la razón por la que el gratis es posible. Y también la razón por la que falla.
Las opciones gratuitas que sí cumplen
La plantilla en papel o Excel
Es la opción gratuita de verdad y la única que no depende de que nadie mantenga un servicio. Un cuadro con las filas de los días del mes, columnas de entrada, salida y pausas, el total de horas y la firma del trabajador.
Nosotros publicamos la nuestra: plantilla de registro de jornada en Excel y PDF, gratis, sin registrarte y sin dejar el correo.
Funciona bien con pocos empleados, horario estable y un sitio fijo de trabajo.
Se rompe cuando hay turnos rotativos, gente que trabaja fuera, o cuando llega el mes de vacaciones y nadie firma nada durante tres semanas. Y se rompe del todo el día que alguien pregunta si esas firmas se pusieron en su momento o todas la misma tarde.
Los planes gratuitos de productos comerciales
Varios fabricantes ofrecen un plan gratuito, casi siempre limitado por número de empleados, por funciones o por cuánto tiempo guardan los datos. Es una forma legítima de empezar y para un equipo de dos o tres personas puede bastar.
El caso más conocido es Jibble, que anuncia un plan gratis para siempre y sin límite de usuarios, con fichaje desde el móvil o desde una tablet compartida y modo sin conexión (lo consultamos en su web el 25 de septiembre de 2026). Como con cualquier plan gratuito, lo que toca revisar es lo de abajo. Lo tienes junto a otros diez programas, con sus precios, en nuestra comparativa de software de control horario.
Lo que hay que mirar con lupa, y suele estar en las condiciones y no en la portada:
- Cuántos empleados entran de verdad en el plan gratuito.
- Cuánto tiempo conservan el histórico. Si guardan seis meses y la ley te pide cuatro años, el plan no te resuelve la obligación, solo la primera mitad del año.
- Cómo exportas tus datos si te vas o si cierran.
- Si el gratuito incluye el informe que tendrías que entregar en una inspección.
Los periodos de prueba
No son una solución permanente, pero son la forma sensata de ver si una herramienta encaja antes de pagar. Fíjate en si piden tarjeta: un periodo de prueba que exige tarjeta es una suscripción que empieza en diferido.
El momento en que el gratis sale caro
El coste del gratis casi nunca es el que se ve. Aparece en tres sitios:
El tiempo de alguien. Recoger hojas, pasarlas a limpio, perseguir firmas y cuadrar totales a mano es trabajo. Media hora a la semana son 26 horas al año. Pon lo que valga esa media hora y compáralo con lo que cuesta la alternativa.
El hueco de cuatro años. El registro se conserva cuatro años y las inspecciones y reclamaciones llegan tarde, cuando ese empleado ya no está. Un archivador con tres meses en blanco no se puede rellenar después.
La sanción. No llevar el registro correctamente es infracción grave: de 751 a 7.500 €. Lo desarrollamos en las multas por no llevar el registro de jornada. Una sola sanción en el tramo bajo paga varios años de cualquier producto del mercado.
Cómo decidir sin darle más vueltas
Con una o dos personas, horario fijo y un solo centro de trabajo, la plantilla gratuita es una respuesta perfectamente válida. Descárgala, imprímela y sé disciplinado con las firmas.
Con turnos que cambian, gente que trabaja fuera, contratos a tiempo parcial o más de cuatro o cinco empleados, el papel deja de aguantar y el coste de mantenerlo supera enseguida al de pagar. Ahí la pregunta ya no es «gratis o de pago», sino cuánto cuesta un software de control horario de verdad una vez sumas el mínimo de contratación y los doce meses.
Y si eres autónomo con un empleado o dos, tenemos el caso explicado aparte: control horario para autónomos con empleados.
Te lo decimos claro: nosotros cobramos 1,99 € + IVA por empleado y mes, así que no somos neutrales. Por eso esta guía empieza por la opción que no nos da un euro: si tu caso es sencillo, la plantilla gratuita te resuelve la obligación y no necesitas comprar nada.