Qué es el fichaje electrónico
El fichaje electrónico es la acción de registrar la entrada o salida del trabajo mediante un dispositivo digital: ordenador, móvil, tablet o terminal específico. Sustituye al tradicional fichaje en papel o tarjeta perforada.
Ventajas frente al fichaje en papel
- Inalterable: sello de tiempo del servidor, no se puede falsear
- Automático: cálculo de horas, extras y vacaciones sin trabajo manual
- Accesible: desde cualquier dispositivo y ubicación
- Trazable: histórico completo durante los 4 años exigidos
- Exportable: PDF para la Inspección de Trabajo, y Excel para trabajar los datos
Tipos de fichaje electrónico
- Web: el empleado abre una URL y pulsa “fichar”. Es el más extendido por su simplicidad.
- App móvil: según la aplicación, añade geolocalización del fichaje y, en algunas, registro sin conexión que se sincroniza después. En Hora lo hace desde su app Android: sin conexión guarda el fichaje en el móvil y, al enviarlo, la hora la calcula el servidor con el tiempo transcurrido, no con el reloj del teléfono.
- Terminal físico: pantalla en la recepción con tarjeta NFC, huella o PIN.
- Quiosco: tablet fija compartida por varios empleados, típica en hostelería y talleres. En Hora lo tiene como modo quiosco: una tablet Android en la entrada donde cada persona ficha con su PIN personal.
- Geofencing: ficha automáticamente al entrar o salir de la zona del centro.
Validez legal
El fichaje electrónico es plenamente válido según el RDL 8/2019, que no impone un sistema concreto sino solo que sea objetivo, fiable y accesible. Un software cloud con sello de tiempo del servidor cumple sobradamente.
Requisitos técnicos mínimos
- Sello de tiempo del servidor (no del dispositivo del empleado)
- Histórico inalterable una vez registrado el fichaje
- Conservación 4 años mínimo
- Acceso del propio empleado a su histórico
- Exportación para Inspección de Trabajo
- Cumplimiento RGPD si almacena datos biométricos o de geolocalización
Fichaje y RGPD
Si el sistema usa datos personales sensibles (huella dactilar, reconocimiento facial, geolocalización), la empresa necesita:
- Base legal reforzada: el simple “interés legítimo” no basta para biometría
- Evaluación de impacto (DPIA) cuando el tratamiento sea sistemático
- Información clara al trabajador antes de empezar
- Minimización: usar solo los datos imprescindibles
Un fichaje web o por app sin biometría, como el de En Hora, no entra en el régimen reforzado de los datos biométricos. La geolocalización sí obliga a informar al trabajador de antemano (art. 90 LOPDGDD) y a limitarla a lo necesario: En Hora toma la ubicación solo en el momento de fichar, nunca durante la jornada.
Coste
Las soluciones cloud para pymes en España (2026) están entre 1 € y 6 € por empleado/mes. Los terminales físicos parten de 200 € más cuota mensual. El detalle de cada producto, con fuente y fecha, está en la comparativa de precios del software de control horario.
En Hora ofrece fichaje electrónico web + app móvil por 1,99 € + IVA por empleado/mes con prueba gratuita de 30 días.